ЭТрН в Контур.Логистике: как создать, подписать, исправить и архивировать

Электронная транспортная накладная в Контур.Логистике проходит несколько рук: отправитель, водитель, перевозчик, получатель. Если не знать порядок, документ зависает на ровном месте. Пройдём путь ЭТрН целиком, от создания до архива, и по ходу ответим на вопросы, с которыми обращаются чаще всего.

Как создать ЭТрН в Контур.Логистике?

Начинает всегда грузоотправитель: вносит данные в сервисе и подписывает титул 1, причём подпись должна быть квалифицированной (КЭП) либо выданной через Госключ. Не успели закончить? Нажмите «Сохранить черновик» и вернитесь позже.

Черновик пока не документ: пока титул не подписан, перевозчик и получатель его не получают. Если отправитель сам не готов заполнять накладную, за него это может сделать экспедитор, но об этом ниже.

Кто подписывает ЭТрН и в каком порядке?

Очередность повторяет сам рейс. Сначала отправитель ставит подпись под титулом 1. Потом на погрузке водитель со своего смартфона подтверждает, что принял груз, простой электронной подписью (ПЭП). Следом подписывает представитель перевозчика, КЭП или Госключом. Первые два титула отправляются в ГИС ЭПД.

Затем сервис формирует QR-код и передаёт его в приложение водителя. Когда груз довезли, свою подпись под накладной ставит получатель, тоже КЭП либо через Госключ. Возможна и схема в два шага: кладовщик отмечает приёмку ПЭП, а подпись под документом ставит сотрудник с полномочиями. Затем водитель ПЭП подтверждает, что груз выгружен, менеджер перевозчика подписывает свою часть, и на этом цепочка закрыта.

Какие титулы бывают в ЭТрН?

Без четырёх титулов накладная не состоится. Первый заполняет отправитель, второй перевозчик в момент погрузки, третий получатель, четвёртый снова перевозчик, когда груз сдан.

Остальные нужны по обстоятельствам. Пятый и шестой посвящены стоимости перевозки, седьмой оформляет смену адреса, восьмой фиксирует, что поменялся водитель или транспорт. Если ничего не менялось, хватает четырёх. Про замену машины в пути подробно рассказано в материале замена машины или водителя в пути.

Кто подписывает за водителя?

Если за рулём сам предприниматель, он может подписывать титулы 2 и 4 прямо с телефона: подойдёт его КЭП либо Госключ ИП. Водитель, работающий в штате, действует от имени организации: ему нужна подпись физлица (КЭП или Госключ) и машиночитаемая доверенность (МЧД), в которой прописаны нужные полномочия.

Для приёма груза есть путь проще: водителю достаточно ПЭП. Её выпускают сами при регистрации в приложении. Вход делается по номеру телефона, а пароль приходит одноразовым кодом в СМС. Больше о границах этой темы в разборе можно ли подписать ЭТрН за водителя.

Как исправить ЭТрН в Контур.Логистике?

Поправить накладную разрешено на любой стадии, даже когда документооборот завершён: для этого оформляют исправительный титул. Его подписывают те стороны, что работали на исправляемом этапе. После подписания титула 1 в интерфейсе появляется действие «Создать исправление титула отправителя».

Но кое-что поправить нельзя. Пункт 10 постановления Правительства № 931 запрещает править четыре раздела: передачу груза отправителем, оговорки перевозчика при приёмке, приём груза получателем и оговорки перевозчика при выдаче. А если правку затребовал оператор ИС ЭПД, на неё даётся пять дней. Как действовать, когда ошибка уже зарегистрирована в ГИС, показано в статье как исправить ЭТрН.

Можно ли удалить или аннулировать ЭТрН?

Убрать подписанную ЭТрН насовсем нельзя, но архивировать её можно. В государственной системе документ сохраняется, а в сервисе её можно достать из раздела «Архив». Совсем убрать можно лишь неподписанный черновик.

Заказ-заявка живёт по тем же правилам: аннулирования нет, только перенос в архив. Если в подписанной накладной ошибка, правильный путь не удаление, а исправительный титул или, в случае ошибки водителя в подписи, отклонение документа менеджером перевозчика и выпуск нового.

Что делать с ЭТрН, которую подписал не тот человек?

ПЭП, поставленную водителем, отозвать нельзя. Если он подписал с ошибкой, менеджер перевозчика отклоняет документ, а отправитель выпускает новый. Вручную «откатить» подпись не получится.

Поэтому перед подписанием стоит дважды проверить данные на экране. Особенно внимательно смотрите на адрес выгрузки и количество мест: именно в них чаще всего находят неточности уже после подписи.

Как заполнить ЭТрН за другую организацию?

Для этого в сервисе есть шаблоны с пометкой «За другую организацию». Типичный пример: экспедитор готовит титул 1 и отправляет его отправителю на подпись. Работает это и через роуминг, то есть когда у отправителя другой сервис.

Заполнять за другого удобно, когда отправитель мелкий и не любит возиться с формами. Но подписывает всё равно он сам: готовит документ экспедитор, юридическую силу придаёт подпись стороны. Подробнее о том, что можно обменивать с контрагентами из других систем, смотрите в разделе роуминг.

Частые вопросы про ЭТрН в Контур.Логистике

Можно ли оформить одну ЭТрН на несколько получателей?

Нельзя. Под каждого получателя и каждый адрес выгрузки оформляется своя накладная, а значит на развозном рейсе документов будет столько же, сколько точек.

Когда получатель увидит документ?

После того как отправитель и перевозчик подпишут свои титулы на погрузке. Раньше документа у получателя не будет, как бы он ни проверял кабинет.

Как быть, если машина уже уехала, а QR-код не появился?

Код формируется, как только перевозчик подпишет свой титул на погрузке. Дождитесь этой подписи или воспользуйтесь отложенным подписанием. Если ехать без кода, на проверке машину могут задержать.

Где потом лежит подписанная ЭТрН?

Копия есть и в сервисе, и в ГИС ЭПД. В архив можно переложить только версию в кабинете, государственная запись останется. Про срок и порядок предъявления документов налоговой смотрите хранение ЭТрН.

С чего начать

Начните с одного реального рейса: создайте ЭТрН, пройдите все четыре титула и посмотрите, на каком шаге возникли вопросы. Раздел ЭТрН на сайте покажет, как выглядит документ, а подключить сервис можно в Контур.Логистике.