Налоговая запросила накладную за прошлый год: где лежит ЭТрН и как её представить
Требование из инспекции приходит буднично: представить документы по конкретной поставке. Раньше бухгалтер шёл к папке и снимал копию с третьего экземпляра накладной. Теперь в папке пусто. Есть запись в кабинете оператора, сведения в государственной системе и файл, который кто-то однажды скачал на диск. Какой из трёх вариантов считается документом, выясняется ровно в момент требования.
Сколько лет хранить электронную транспортную накладную
Пять лет. Отдельных сроков для электронной формы законодатель не вводил, Минтранс в справочных материалах по ЭПД формулирует прямо: срок хранения электронных перевозочных документов соответствует сроку хранения бумажных.
Часть 1 статьи 29 закона о бухгалтерском учёте (402-ФЗ) требует хранить первичные документы не менее пяти лет после отчётного года, подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса даёт те же пять лет для данных учёта. До 2021 года там стояло четыре, срок увеличили законом от 17.02.2021 № 6-ФЗ, и старая цифра до сих пор гуляет по чек-листам.
Считать эти пять лет от даты рейса неверно. Минфин в письме от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 указывает: срок начинается после отчётного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчётности. С убытками срок ещё длиннее, по статье 283 Налогового кодекса документы хранятся весь срок переноса убытка (письмо Минфина от 27.12.2024 № 03-03-06/2/132584).
Срок хранения ЭТрН считают не от даты рейса.
Где лежит ЭТрН после рейса
Мест, где документ физически есть, три, и путают их регулярно.
Первое это кабинет оператора ЭДО. Здесь накладную видно, отсюда её скачивают. Нормативного срока, сколько оператор обязан держать архив, нет, условия задаёт договор: заканчивается договор, заканчивается и доступ.
Второе это ГИС ЭПД. Государственная система принимает и хранит юридически значимые перевозочные документы, а не только строчку с номером, так она описана на сайте Минтранса. Но прямого доступа у компании к ней нет. Участник перевозки работает через своего оператора, а кабинет на портале рассчитан на контролирующие органы.
Третье место зависит только от вас, и это ваш собственный архив. Класть в него нужно файлы обмена вместе с файлами подписи, а не картинку документа.
Пока договор с оператором действует, разница между тремя местами хранения незаметна. Она вылезает при смене оператора.
При смене оператора архив не переезжает: документы остаются в кабинете прежнего, а доступ к ним живёт по условиям расторгаемого договора. Значит выгрузку делают до расторжения, а не после. И смотрят, что выгрузилось: отчёт в табличке или сами файлы. Что проверить, выбирая нового оператора, разобрали в статье о выборе оператора ЭПД.
Как представить ЭТрН по требованию налоговой
Порядок направления документов по телекоммуникационным каналам связи установлен приказом ФНС от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@ в редакции от 02.12.2024, для формализованных документов в нём своя логика.
ФНС письмом от 08.11.2023 № ЕА-4-26/14162@ включила электронную транспортную накладную в перечень документов, которые рекомендуется представлять в исходном виде, без преобразования в скан-образы. Коды форм под неё в приложении к письму выделены с 1110339 по 1110346, по титулам. Сканировать распечатку не нужно: инспекция принимает XML с подписью.
Работает это и в обратную сторону. По разъяснению ФНС от 29.09.2023 № Д-5-26/56@ налоговым органам рекомендовано не требовать документ, составленный по утверждённому формату, в виде скан-образа или бумажной визуализации. Если такая формулировка в требовании всё же появилась, это повод уточнить, а не бежать распечатывать.
Формализованной накладную делает утверждённый формат, он задан приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.
Почему распечатка ЭТрН это не документ
Статья 6 закона об электронной подписи (63-ФЗ) делает документ, подписанный квалифицированной подписью, равнозначным бумажному. Равнозначен при этом файл, а не лист бумаги, который из него получился: подпись на бумагу не переносится.
Если копия нужна контрагенту или для внутреннего согласования, её заверяют по правилам учётной политики, с отметкой об электронной подписи и отметкой о заверении копии. Состав отметки задан ГОСТ Р 7.0.97: фраза о подписании электронной подписью, номер сертификата, срок действия и владелец. Нужны ли заказчику бумажные оригиналы для оплаты, разобрали в статье про оплату перевозки по ЭТрН.
Поэтому распечатку как оригинал не предъявляйте: в разъяснениях по счетам-фактурам прямо сказано, что документ в PDF оригиналом не является.
Лист из принтера удобно держать в руках, но подпись на бумагу не переносится.
Распечатка удобна, но подпись остаётся только в электронном файле.
Честно про неудобства
Выгрузка архива за годы это не одна кнопка. Файлов на каждую перевозку несколько, к каждому идёт подпись, и хранить их нужно парами. Глазами такой архив не открыть. XML читается программой, и чтобы посмотреть накладную за позапрошлый март, нужен кабинет оператора или своя визуализация. Второе неудобство организационное: срок в требовании короткий, а выгрузка и поиск нужной перевозки укладываются в него у тех, кто заранее знает, где что лежит.
Когда это не про вас
Возите собственный груз собственным транспортом без договора перевозки? Накладная не оформляется, значит и хранить нечего.
Вы грузополучатель, который принимает документы и не заявляет по ним расходы? Интерес к архиву у вас минимальный, хотя подписанный титул остаётся вашим документом.
Типичная ошибка
Считать, что раз документ в системе, значит он сохранён сам и навсегда. Кабинет оператора это сервис по договору, а не государственный архив.
Вторая ошибка мельче, но встречается чаще: сохранять PDF вместо файла обмена. Кнопки рядом, разница появляется только в момент, когда PDF нужно предъявить как оригинал.
Что можно сделать инструментом
Разберитесь, что именно скачивается у вашего оператора и в каком виде. В сервисе Логистика накладная доступна вместе с файлами подписи, выгрузка идёт пакетом. Если учёт живёт в 1С, архив удобнее держать рядом с ним, это вопрос интеграции. На что смотреть в тарифе перед сменой оператора, видно на странице с ценами. Налоговую сторону перевозочных документов мы разбирали в материале про вычет НДС.
Частые вопросы про хранение ЭТрН
Сколько лет хранить электронную транспортную накладную
Пять лет. Срок задан частью 1 статьи 29 закона 402-ФЗ и подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Отсчёт идёт не от даты рейса: срок начинается после отчётного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчётности (письмо Минфина от 19.07.2017). По убыткам срок длиннее: весь срок переноса убытка.
Можно ли представить в налоговую распечатку ЭТрН
Не нужно. ФНС письмом от 08.11.2023 № ЕА-4-26/14162@ включила электронную накладную в перечень документов, которые представляются в исходном виде, без преобразования в скан-образы. Компания отправляет файл обмена с подписью по телекоммуникационным каналам связи. Бумажная распечатка сама по себе оригиналом не является и требование не закрывает.
Хранит ли документы за меня оператор ЭДО
Пока действует договор, документы доступны в кабинете оператора. Единого нормативного срока для операторов нет, условия задаются договором, поэтому число лет стоит посмотреть в своём. Обязанность обеспечить хранение на весь установленный законом срок лежит на компании, а не на сервисе, и при споре спрашивать будут с неё.
Что будет с накладной, если сменить оператора
Архив не переносится и остаётся в кабинете прежнего оператора на условиях расторгаемого договора. Выгрузить документы вместе с файлами подписи нужно до расторжения, а не после. Новый оператор начинает историю с нуля: перенести в него подписанные ранее документы технически невозможно, они связаны с подписью и транспортным пакетом.
Действует ли подпись, если сертификат уже истёк
Да, если можно доказать, что на момент подписания сертификат был действителен. Так устроен пункт 2 статьи 11 закона 63-ФЗ. Доказательством служит метка доверенного времени. Без неё подпись проверяется на дату проверки, и истёкший сертификат становится проблемой, поэтому для архива используют форматы со штампом времени.
Один шаг на эту неделю
Откройте кабинет оператора и скачайте одну накладную за прошлый месяц. Посмотрите, что легло в папку: если там только PDF, архива у вас пока нет. Пятнадцать минут сейчас дешевле, чем поиск того же документа в день, когда придёт требование. Если выгружать архив пока не из чего, подключим Контур.Логистику и покажем, как скачивать накладные с подписями.
