Как настроить Контур.Логистику: пошаговая настройка и подключение ЭТрН

Чтобы настроить Контур.Логистику, понадобятся квалифицированная подпись руководителя или ИП, регистрация организации, доступы для сотрудников и водителей, список готовых к обмену контрагентов и один тестовый документ. К ГИС ЭПД подключается оператор, вам для этого ничего делать не нужно. Ниже семь шагов по порядку и места, где настройка чаще всего застревает.

Зачем доводить настройку до конца

Trans.ru пишет, что примерно треть электронных транспортных накладных так и висит незакрытой: часть получателей к обмену не готова. Logistics.ru приводит другой срез: каждая четвёртая компания с подключённой ЭТрН пока ею не пользуется. Выходит, что сервис в кабинете открыт, а документы не ходят, потому что не заведены люди и не проверены партнёры. Именно настройка отделяет подключение на бумаге от рабочего процесса.

Шаг 1. Подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) нужна и для регистрации, и для подписания, и для отправки. Если у вас уже есть КЭП для отчётности, она подойдёт. Сотрудникам, которые будут подписывать сами, нужны сертификаты физлиц и машиночитаемые доверенности. Бесплатные сертификаты КЭП и НЭП выдаёт Госключ, а саму доверенность можно оформить на сайте ФНС без оплаты или в сервисе Контур.Доверенности. Как выбрать вид подписи, разобрано в материале КЭП, Госключ или ПЭП, а про доверенности есть отдельный текст: МЧД для ЭТрН.

Шаг 2. Регистрация организации и администратора

Зарегистрироваться можно тремя способами: по КЭП руководителя, через администратора Диадока или по заявлению. При автоматической регистрации выдаётся бесплатный пробный пакет на 25 документов, он действует 30 дней.

Клиентам Диадока проще: в боковом меню откройте «Транспортный ЭДО» и нажмите «Перейти в Логистику». Если вы администратор, профиль и организация подтянутся сами, и сразу откроются «Настройки». На каждом компьютере, где подписывают документы, поставьте программные компоненты через портал диагностики. Сервис обещает уложиться в 15 минут.

Шаг 3. Сотрудники и права

Пользователей добавляет только администратор организации: «Настройки», «Сотрудники», «Пригласить». Каждому задают набор прав, и здесь разумно не раздавать лишнего. Кто-то только готовит черновики, кто-то отправляет на подпись, кто-то подписывает КЭП, кто-то архивирует и передаёт документ водителю. Для путевых листов предусмотрены свои роли, например диспетчер и механик. Если сомневаетесь, нужен ли вам электронный путевой лист, прочитайте про ЭПЛ.

Шаг 4. Водители

Водитель работает в мобильном приложении «Контур.Диадок:Логистика», его можно скачать в Google Play, AppGallery и RuStore. Приглашение создаётся в разделе «Настройки», «Водители»: указывают телефон, ФИО, номер машины и права, а приглашение приходит по СМС и остаётся действительным 15 дней. Подписывает водитель простой электронной подписью прямо в приложении, платить за неё не нужно. Кладовщику подойдёт простая подпись либо КЭП с доверенностью.

У индивидуальных предпринимателей есть отдельная настройка «Водитель подписывает документы за перевозчика». Подробности для владельцев одной-двух машин собраны в статье ЭТрН для ИП, а ИП без квалифицированной подписи может бесплатно получить её в Госключе через Госуслуги по СНИЛС и ИНН.

Шаг 5. Контрагенты

Документ можно отправить только тому, кто зарегистрирован в Логистике. Поэтому откройте «Настройки», «Контрагенты», включите переключатель «Зарегистрирован в Логистике» и найдите партнёра по ИНН или названию. Дальше смотрите на статус:

• «Готов к обмену документами»: партнёру можно отправлять документы, дополнительных настроек после его регистрации не требуется;
• «Требуется приглашение»: отправьте приглашение через Диадок и подождите, пока партнёр его примет;
• организации нет в списке: перешлите ей инструкцию по регистрации.

Если партнёр сидит у другого оператора, приглашения и настройка не нужны: при отправке через роуминг документы списываются из обычного пакета, без доплаты. Подробности в разборе партнёр у другого оператора. Получатели пользуются сервисом бесплатно, и это хороший довод, если партнёра нужно уговорить на регистрацию. Напомнить ему стоит заранее: пока получатель не поставит подпись под титулом 3, перевозчик не сможет закрыть титул 4. Что делать, когда этого не случилось, написано в статье если титул 3 не подписан.

Шаг 6. Тариф

Расходуется пакет документов, а считается подпись перевозчика: один титул равен одному документу. В прайсе указано три пакета. Пакет на 250 документов стоит 1 900 рублей, на 500 документов 3 500 рублей, на 1 000 документов 6 500 рублей. Срок действия двенадцать месяцев, неиспользованный остаток не переносится. Актуальные цены смотрите на странице тарифов.

Шаг 7. Тест и первая ЭТрН

Перед боевой накладной обменяйтесь документами с тестовой организацией, которая есть в Логистике. Когда тест пройден, нажмите «Новый документ», затем «За свою организацию» и оформите накладную. Для путевого листа есть кнопка «Добавить путевой лист». Что внутри самого документа, объясняет страница про ЭТрН.

Если документы создаются в 1С

Тогда ручной ввод в кабинете не нужен. Для любых конфигураций 1С подходит «Логистика.Про», а там, где уже стоит модуль Диадока, достаточно «Логистики.Базовой». Сравнение вариантов есть в статье про интеграцию с 1С, а общую картину по API и коннекторам даёт страница интеграции.

Вопросы и ответы

Как настроить Контур.Логистику с нуля?

Подготовьте КЭП, зарегистрируйте организацию, пригласите сотрудников и водителей, проверьте партнёров по ИНН, купите пакет документов и проведите тестовый обмен. Дальше можно оформлять первую накладную.

Нужно ли отдельно подключаться к ГИС ЭПД?

Нет. ФНС прямо указывает, что самостоятельно подключаться не требуется: с ГИС ЭПД работает оператор, а Контур аккредитован Минтрансом.

Как узнать, готов ли контрагент к обмену?

В разделе «Контрагенты» включите фильтр «Зарегистрирован в Логистике» и введите ИНН. Статус «Готов к обмену документами» означает, что партнёру можно отправлять.

Кто может добавлять сотрудников и водителей?

Пользователей добавляет только администратор организации. Сотрудника приглашают через «Настройки», «Сотрудники», водителя через «Настройки», «Водители».

Нужно ли платить за подпись водителя?

Нет, простая подпись водителя ставится в мобильном приложении бесплатно. Оплачивается пакет документов перевозчика.

Подключиться и не ошибиться с пакетом проще с консультантом: оставьте заявку, и мы подберём вариант под вашу роль в перевозке.