КЭП, Госключ или простая подпись: чем подписывать ЭТрН водителю, ИП и получателю-физлицу

Водитель по найму приезжает на погрузку, а в телефоне у него ничего нет: ни сертификата, ни приложения. Диспетчер пишет в мессенджер: «Подпишись как-нибудь, мы потом заверим». Получатель на другом конце маршрута вообще частное лицо, которому везут мебель. Чем подписывать каждому из троих?

Какие подписи допускает Минтранс для ЭТрН?

Вид подписи зависит от подписанта. В разъяснении Минтранса подписанты поделены на группы. Организации и предприниматели подписывают УКЭП. Частному лицу там, где это прямо предусмотрено, подойдёт УКЭП или УНЭП, а в части случаев достаточно простой подписи.

Выходит три уровня: УКЭП для компаний и ИП, УКЭП или УНЭП для физлиц и отдельные случаи простой подписи. Теперь по ролям.

Чем подписывает наёмный водитель?

Минтранс в разъяснении описывает схему так: сначала водитель подписывает ПЭП или УНЭП, затем документ подписывает перевозчик, своей УКЭП или УНЭП. Квалифицированный сертификат водителю покупать не нужно. Его подпись подтверждает приём груза, а от имени компании документ закрывает подпись перевозчика.

Вопрос, как водитель получает доступ к документу и что делать, если он его не видит, разобран в материале про водителя, который не видит ЭТрН. Если же вы думаете, как подготовить людей, пригодится разбор про обучение водителей ЭПД.

Что про Госключ и неквалифицированную подпись?

Один оператор в своём блоге утверждает: для накладных подходит только УНЭП из инфраструктуры госуслуг, по сути Госключ, а сертификат коммерческого центра не принимают. Порядок использования подписей в ЭПД задаёт статья 18.1 закона 259-ФЗ.

Рамки у Госключа тоже есть, как пишет вендор: он действует только в сервисах с интеграцией, а КЭП привязана к одному устройству. Добавлять сертификат Госключа сотрудник, по тем же словам, должен сам.

Для наёмного водителя это значит: подпись через Госключ возможна, если ваш оператор его поддерживает. Узнайте это заранее, не в день рейса.

Чем подписывает ИП?

ИП подписывает усиленной квалифицированной подписью. Это общее правило для юрлица и предпринимателя, о котором говорит Минтранс. Сертификат оформляется на ИП как на физическое лицо с его реквизитами.

Если у ИП есть наёмные работники, они подписывают от его имени по доверенности. Какие полномочия вписывать в таких случаях, показано в статье про МЧД для ЭТрН. Если ИП работает один, он подписывает сам, и доверенность не нужна.

Подробности про переход предпринимателя на электронные накладные собраны на странице об ЭТрН для ИП.

Чем подписывает получатель-физлицо?

В буклете Минтранса по электронным перевозочным документам сказано, что получатель-физлицо может подписать простой подписью там, где это называет закон. Человеку, ждущему доставку домой, сертификат покупать незачем: хватит подтверждения, которое принимает оператор.

Чтобы не гадать, зафиксируйте в договоре или условиях доставки, какой способ подтверждения вы принимаете от частного клиента. Иначе получится, что груз передан, а документ остаётся незавершённым, потому что человек не знал, как его подписывать.

Как выбрать подпись, если участников много?

Сведите всё к вопросу «кто подписывает и от чьего имени».

• Компания или ИП подписывает УКЭП, сотрудник от их имени по доверенности.
• Наёмный водитель подтверждает приём груза ПЭП или УНЭП, после него подписывает перевозчик.
• Физлицо-получатель подтверждает документ простой подписью, где это допускает закон.

Такая шпаргалка снимает большинство споров с диспетчерами. Печатать её незачем, хватит общего чата.

Что делать, если у водителя нет ни подписи, ни приложения?

Не отправляйте его в рейс с обещанием «разберёмся потом». Перед выездом диспетчер проверяет, что у водителя есть телефон с интернетом, он знает, откуда придёт приглашение к документу, и что в компании назначен человек, который заверит накладную после его подписи.

Если хотя бы одного пункта нет, рейс повиснет на этапе, который после разгрузки уже не исправить. Проведите короткий инструктаж до первого рейса, чтобы водитель понимал, что от него требуется. Остальное сделает перевозчик.

Кому в компании заняться выбором подписи?

Выбор лучше доверить одному человеку, обычно руководителю логистики или главному бухгалтеру. Если подписи выбирают диспетчеры по ходу дела, у каждого водителя оказывается своя схема, и в зависших документах потом трудно разобраться.

Что остаётся неясным

Многое из сказанного про Госключ известно из материалов операторов, которые заинтересованы в своих решениях. Условия для каждого варианта у разных сервисов могут отличаться, и единой инструкции для всех нет. Поэтому разницу лучше проверять на пробной отправке, а не в день первой партии.

Частые вопросы про электронную подпись для накладной

Нужна ли водителю квалифицированная подпись?

Нет. По разъяснению Минтранса, достаточно ПЭП или УНЭП, а завершающую подпись ставит перевозчик (УКЭП или УНЭП).

Подойдёт ли подпись из коммерческого удостоверяющего центра для УНЭП?

Один из операторов в блоге отвечает отрицательно: УНЭП берут из инфраструктуры госуслуг, то есть из Госключа. Порядок описан в статье 18.1 закона 259-ФЗ, детали уточняйте у своего оператора.

Чем подписывает ЭТрН индивидуальный предприниматель?

Усиленной квалифицированной подписью. Сотрудники ИП подписывают от его имени по доверенности.

Может ли частное лицо подписать накладную простой подписью?

Да, в установленных законом случаях, как указано в буклете Минтранса. Условия подтверждения лучше закрепить в договоре.

С чего начать

Пройдитесь по своим рейсам и отметьте, у кого из участников какой вид подписи. Там, где поле пустое, согласуйте способ заранее. Отработать всю схему на пробном рейсе можно в Контур.Логистике.