Оплата перевозки по ЭТрН: нужны ли акт, УПД и бумажные оригиналы

Перевозчик выполнил рейс, груз сдан, а заказчик не платит и по старой схеме просит оригиналы накладных с отметками. При электронной накладной бумажных оригиналов нет. Разбираем, какие документы с сентября 2026 года закрывают рейс, что берёт на себя сама ЭТрН и что оформляется отдельно.

Оплата перевозки по ЭТрН: что изменилось на самом деле

Состав документов почти тот же, поменялся носитель. Транспортная накладная с 1 сентября 2026 года оформляется в электронном виде через оператора ИС ЭПД, и подлинником считается именно электронный файл с подписями. Распечатка из кабинета оператора это копия для удобства, а не «оригинал с отметками».

Поэтому просить бумажный оригинал электронной накладной бессмысленно. Заказчику нужна не бумага, а доступ к подписанному документу, и получить его можно у своего оператора или через роуминг.

С деньгами сложнее. ЭТрН сама по себе не счёт, не акт и не счёт-фактура. Как и раньше, она подтверждает факт перевозки: кто вёз, что, откуда и куда, когда груз приняли и сдали. Деньги перевозчику платят по договору, а договор обычно требует ещё и закрывающих документов.

Подписанная ЭТрН подтверждает перевозку, но не заменяет счёт.

Может ли ЭТрН заменить акт оказанных услуг

В накладной есть раздел о стоимости услуг перевозчика и порядке расчёта провозной платы. В электронной версии под него предусмотрены два дополнительных титула: в пятом перевозчик указывает стоимость перевозки, в шестом грузоотправитель её подтверждает. Операторы, в частности Saby и материалы экосистемы 1С, пишут, что накладная с заполненными и подписанными стоимостными титулами может служить первичным документом по 402-ФЗ вместо акта, если в ней есть все обязательные реквизиты.

Это позиция операторов, поэтому отказываться от акта или УПД стоит только после того, как это согласовано с бухгалтерией заказчика и прописано в договоре.

ЭТрН и УПД: почему нужны оба документа

Обратная замена тоже не работает. Минфин в письме от 15.10.2018 № 03-03-06/1/73696 указал, что расходы на перевозку подтверждаются транспортной накладной. Это разные документы с разной задачей: накладная описывает перевозку груза, УПД оформляет продажу услуги и может одновременно быть счётом-фактурой.

Если перевозчик работает с НДС, заказчику для вычета нужен счёт-фактура или УПД со статусом счёта-фактуры. Вычет по статье 172 НК привязан именно к нему, а транспортная накладная там не названа. Перевозчику на упрощёнке счёт-фактура не нужен, но акт или УПД без НДС заказчик обычно всё равно попросит, чтобы признать расход. Как налоговая смотрит на вычет без электронной накладной, разобрали в статье про вычет по НДС.

Для учёта расходов на перевозку бухгалтеру заказчика обычно нужны и накладная, и УПД перевозчика: счёт-фактуру ЭТрН не заменяет.

Получатель не подписал ЭТрН: почему рейс не закрыт

С электронной накладной задержка может возникнуть уже не на почте, а на незакрытых титулах. Перевозчик не может подписать сдачу груза, пока получатель не подписал приёмку. Для ГИС ЭПД это не препятствие: документ получает статус «Принят», как только поступили титулы грузоотправителя и перевозчика. Но внутри кабинета оператора документооборот остаётся незавершённым, и осторожный бухгалтер заказчика не закрывает рейс.

Срока, за который получатель обязан подписать свой титул, нет ни в правилах обмена, ни в формате ФНС. Астрал в своём разборе советует прописывать срок подписания в договоре и приводит пример: в течение двух часов после разгрузки, с платой за простой машины сверх этого времени. Что делать, если накладную так и не прислали, описано в статье о неприсланной ЭТрН.

Груз уже на складе, а титул приёмки ещё не подписан, и для бухгалтерии заказчика рейс пока не закрыт.

Как найти, на каком шаге застрял конкретный документ, мы разбирали в статье про зависшую ЭТрН.

Честно про неудобства

Стоимостные титулы необязательны, и заказчик вправе их не подписывать: для статуса в ГИС ЭПД они не нужны. Подтверждает стоимость грузоотправитель, а платит за рейс не всегда он: заказчиком может быть экспедитор или покупатель. Кроме того, старые договоры написаны под бумагу, и пункт «оплата в течение 30 дней с получения оригиналов» теперь формально не может наступить.

Когда это не про вас

Если вы работаете по основаниям для бумажной накладной из приказов Минтранса № 262 и № 391, схема с оригиналами для вас сохраняется. Сквозной международный рейс без перегруза в России оформляется по CMR, ЭТрН на него не нужна. И если заказчик платит по предоплате, закрывающие документы на скорость денег не влияют.

Типичная ошибка

Перевозчик выставляет УПД в Диадоке или 1С, а ЭТрН оформляет у другого оператора и никак не связывает их с документами рейса. Бухгалтер заказчика получает счёт с номером заявки, накладную с другим номером и сверяет их вручную. Проще, когда в УПД указаны номер и дата ЭТрН: рейс находится по одному реквизиту.

Бухгалтерия сверяет УПД с накладной перед оплатой.

Что можно сделать инструментом

Контур.Логистика позволяет вести электронную транспортную накладную и заявку на перевозку в одном сервисе, а через интеграцию с 1С реквизиты рейса не приходится переносить вручную. В блоге Диадока заявлено, что счета, акты и УПД строятся на базе транспортного документа с автоматической подстановкой реквизитов. Как именно стоимость из титулов попадает в УПД, там не раскрыто, это стоит проверить на своём рейсе. Стоимость пакетов документов есть на странице тарифов.

Частые вопросы про оплату перевозки по ЭТрН

Может ли заказчик требовать бумажный оригинал накладной?

Если накладная оформлена электронно, её подлинник электронный файл с подписями участников. Бумажного оригинала у такой накладной нет, распечатка из кабинета оператора остаётся копией. Заказчику достаточно получить доступ к документу через своего оператора или роуминг. Требование старого договора об оригиналах стоит переписать под электронный документооборот.

Нужен ли акт, если в ЭТрН указана стоимость перевозки?

Операторы пишут, что накладная с подписанными стоимостными титулами может заменить акт, если в ней есть все обязательные реквизиты первичного документа по 402-ФЗ. Пока надёжнее оформлять акт или УПД и заранее договориться о порядке с бухгалтерией заказчика.

Заменяет ли УПД транспортную накладную?

Нет. Минфин в письме от 15.10.2018 № 03-03-06/1/73696 указал, что расходы на перевозку подтверждаются транспортной накладной. Накладная подтверждает саму перевозку груза, а УПД оформляет продажу услуги и при НДС работает как счёт-фактура. Для заказчика, который учитывает расходы на перевозку, обычно нужны оба документа.

Что делать, если получатель не подписал ЭТрН и заказчик не платит?

Статус «Принят» в ГИС ЭПД наступает после титулов грузоотправителя и перевозчика, подпись получателя на него не влияет. Покажите заказчику этот статус и подписанные вами титулы. На будущее пропишите в договоре срок подписания титула получателем и порядок оплаты, не привязанный к его подписи.

Может ли самозанятый быть перевозчиком в ЭТрН?

По букве закона вряд ли: в статье 2 Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ) перевозчик это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Индивидуальный предприниматель на налоге для самозанятых (НПД) перевозчиком быть может. Самозанятому без ИП стоит заранее выяснить позицию своего оператора и заказчика либо оформить ИП или работать водителем у компании.

Один шаг на эту неделю

Откройте договоры с тремя крупнейшими заказчиками и найдите пункт о сроке оплаты. Если срок считается «с даты получения оригиналов», отправьте заказчику допсоглашение: срок отсчитывается от подписания вами титула сдачи груза или от статуса «Принят» в ГИС ЭПД, а закрывающие документы передаются через ЭДО. Если такого обмена с заказчиками пока нет, подключим Контур.Логистику и настроим его.