Расхождение по количеству или состоянию груза при приёмке: как отразить в ЭТрН
Грузополучатель открывает борт фуры: вместо 48 коробок на паллете 46, одна из оставшихся помята. Раньше замечание писали от руки на бумажной накладной. Теперь документ электронный. Куда вписать расхождение, кто подписывает, нужен ли акт?
Где в ЭТрН фиксируется расхождение при приёмке?
Грузополучатель вносит расхождения в раздел Т3 электронной транспортной накладной. Там указываются: фактическое время приёмки, количество мест, масса, состояние груза, тары и пломб, реквизиты актов. После заполнения Т3 подписывается электронной подписью грузополучателя или его уполномоченного лица. Кто за какой раздел отвечает, собрано в «Памятке грузоотправителю и грузополучателю».
Если расхождение заметил водитель при погрузке, замечания вносятся в раздел Т2. Там есть готовый список оговорок: «Груз повреждён», «Упаковка повреждена», «Нарушение пломбы», «Количество мест не соответствует», «Не соответствует массе», «Другой текст» (свободное поле). Раздел Т2 подписывает водитель, затем документ подписывается усиленной подписью перевозчика.
Как оформить расхождение: пошаговый порядок
- Грузополучатель осматривает груз при выгрузке. Сверяет количество мест, массу, состояние упаковки и пломб с данными ЭТрН.
- Обнаруживает расхождение. Например: по накладной 48 мест, фактически 46; одна коробка деформирована.
- Составляет акт в свободной форме. В акте: дата и место, номер ЭТрН, описание расхождения, подписи присутствующих (получатель, водитель, при необходимости представитель склада).
- Заполняет раздел Т3 в ЭТрН: фактическое количество мест, масса, состояние груза, реквизиты акта (номер и дата).
- Подписывает Т3 электронной подписью грузополучателя.
Если расхождение обнаружено водителем при погрузке, шаги те же, но замечания идут в Т2, а подписывает водитель (перевозчик).
Можно ли исправить ЭТрН после подписания?
Исправления в электронной транспортной накладной допускаются (ПП 476 от 25.03.2023), но с ограничениями. Нельзя исправить: сведения о передаче груза, оговорки перевозчика при приёме и выдаче, сведения о приёме грузополучателем. Именно те поля, где фиксируются расхождения, исправить нельзя. Заполнять Т2 и Т3 нужно внимательно с первого раза.
Если ошибка в данных получателя (не в оговорках), допускается создание нового файла со ссылкой на прежний, УИД документа сохраняется. Подробнее в статье про корректировку ЭТрН.
Типичная ошибка
Водитель при погрузке видит повреждённую упаковку, но не вносит оговорку в Т2, а фотографирует коробку на телефон. Фотография не заменяет запись в ЭТрН. Если грузополучатель зафиксирует повреждение в Т3, а в Т2 оговорки нет, перевозчику будет трудно доказать, что груз повредили до него: по документам он принял груз без замечаний. В Контур.Логистике водитель вносит оговорки через мобильное приложение прямо на погрузке, выбирая из готового списка или вписывая свободный текст.
Частые вопросы
Обязательно ли составлять акт при расхождении?
Акт подтверждает расхождение и служит основанием для претензии к перевозчику или грузоотправителю. Без акта запись в Т3 фиксирует факт, но доказательная база для претензии слабее. Рекомендуем составлять акт в любом случае.
Что если водитель отказывается подписывать акт?
Акт можно составить в одностороннем порядке с участием незаинтересованных лиц (сотрудников склада). Отметку об отказе водителя зафиксируйте в акте. Реквизиты акта всё равно вносятся в раздел Т3.
Можно ли не принимать груз при расхождении?
Решение о приёмке или отказе определяется условиями договора поставки и перевозки. ЭТрН фиксирует факт, а не решает за вас. При отказе от приёмки в Т3 указывается причина отказа.
Где в интерфейсе оператора вносить оговорки?
Зависит от оператора. В Контур.Логистике водитель выбирает оговорку из выпадающего списка в мобильном приложении при подписании Т2. Грузополучатель заполняет Т3 в веб-интерфейсе или приложении. У другого оператора это может быть устроено иначе.
Как связаны оговорки в Т2 и замечания в Т3?
Т2 заполняет водитель при приёмке груза к перевозке (на погрузке). Т3 заполняет грузополучатель при выдаче груза (на выгрузке). Если водитель зафиксировал повреждение в Т2, а получатель подтвердил его в Т3, ответственность перевозчика за это повреждение снижается. Если в Т2 оговорок нет, а в Т3 появились замечания, перевозчику сложнее доказать, что повреждение возникло до перевозки.
Что делать при расхождении по массе, если нет весов на складе?
Укажите в Т3 фактическую массу, если она измерена. Если взвесить невозможно, зафиксируйте это в акте и в свободном поле Т3. Запись «Масса не проверена, весовое оборудование отсутствует» лучше, чем пустое поле.
Один шаг на эту неделю
Проведите с водителями короткий инструктаж: покажите, где в приложении оператора находится раздел Т2 и как выбрать оговорку из списка. Пять минут на складе сейчас сэкономят часы разбирательств при повреждении груза. Оговорки на погрузке и приёмку по Т3 можно вести в Контур.Логистике.
Источники
- Раздел Т2 и Т3 электронной транспортной накладной (формат ЭТрН, приказ ФНС ЕД-7-26/1065@ от 09.12.2021, версия 5.01)
- Постановление Правительства РФ от 25.03.2023 № 476 (исправления в ЭПД)
