Памятка грузоотправителю и грузополучателю: роли в ЭТрН
В конце августа представитель ФНС описал картину, знакомую любому логисту: получатели исправно подписывают УПД и акты приёмки, а третий титул электронной накладной висит у них неподписанным неделями. Выступление пересказал Астрал 21 августа 2026 года: налоговая собирается выбирать таких молчунов через аналитику по незавершённому документообороту.
Злого умысла тут почти никогда нет. Отправитель отгрузил и считает себя свободным, получатель расписался за товар и тоже. А накладная собирается из кусков, и каждый кусок умеет подписать ровно один участник.
Кто запускает ЭТрН и почему получатель не начнёт за отправителя
Очерёдность жёсткая. Первый шаг за грузоотправителем: по части 1 статьи 8 Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ) накладную составляет он, если договор не предусматривает иное. Потом перевозчик, когда забирает груз, потом получатель на складе, и замыкает снова перевозчик.
Постановление Правительства № 931 описывает это как четыре файла обмена. Операторы пронумеровали их Т1, Т2, Т3, Т4, хотя в приказе ФНС нумерации нет: обозначение отраслевое, и по дополнительным файлам номера расходятся.
Получателю от этого не легче: пока отправитель не сформировал свою часть, подписывать нечего, настройками у оператора это не лечится. Нет документа, вопрос к отправителю или перевозчику, а не к своей бухгалтерии. Что делать тогда, разбирали в материале про контрагента, который не прислал накладную.
Памятка грузоотправителю: что проверить до подачи машины
Отправитель проверяет всё до подачи машины.
Сначала полномочия. Свой файл подписывает руководитель либо сотрудник с машиночитаемой доверенностью, формат МЧД 003, регистрация в реестре ФНС занимает минуты. Заниматься этим под погрузкой поздно, а доверенности по старым шаблонам оператор может не принять.
Второе, связи с контрагентами. Надо заранее знать, у какого оператора сидит каждый перевозчик и получатель. Операторы разные, значит нужен роуминг, а он поднимается не мгновенно: Контур в сентябре называл от одного до пяти дней.
И третье, про что забывают чаще всего. Грузополучатель в накладной это лицо, управомоченное получить груз, с покупателем по договору поставки совпадать не обязан. Едет партия на распределительный центр сети, значит получателем в накладной стоит центр, а не магазин.
Всё, что попадёт в накладную, дешевле проверить здесь: после подписи следующим участником часть сведений станет неизменяемой.
Памятка грузополучателю: что проверить до приезда машины
Получатель готовится к приёму до приезда машины.
Приём перевозочных документов и обычный ЭДО это разные вещи: приходят от поставщика УПД, про накладные это ещё ничего не говорит. Напрямую к государственной системе подключиться нельзя, только через оператора, аккредитованного Минтрансом. Зато дёшево: операторы, включая Контур и 1С-ЭПД, подписание титула получателем не тарифицируют.
Теперь люди на складе. Принимает груз кладовщик, а подписывает от имени организации, значит нужны его подпись и его доверенность. Оформить на одного и отпустить его в отпуск плохая идея: приёмка идёт каждый день.
Нормативного срока на подпись получателя нет ни в постановлении № 931, ни в формате ФНС: очерёдность задана титулами, а не календарём. Зато часть 3 статьи 9 закона о бухучёте (402-ФЗ) требует составлять первичный документ в момент операции либо сразу после неё. И пока подписи нет, перевозчик не закроет финальную часть.
Приёмка с расхождениями: куда вносить недостачу и бой
Соблазн подписать и разобраться потом велик, особенно когда машина стоит под выгрузкой, а водитель торопит.
В титуле получателя есть блок для количества принятых мест, состояния груза и упаковки, недостачи, повреждений и отказа от приёмки. Есть и поле для реквизитов коммерческих и иных актов: туда вписывают акт по расхождению, чаще всего составленный на базе ТОРГ-2. Сама накладная такой акт не заменяет.
Подписанные получателем сведения о приёме груза в накладной уже не правят. Отсюда правило, которое стоит повесить на складе: расхождение фиксируется до подписи, не после. Нашли позже, остаётся претензионный порядок: акт в день обнаружения, претензия перевозчику, ответ на неё по статье 40 Устава в течение тридцати дней. Ответственность за груз от приёма до выдачи определяет статья 796 Гражданского кодекса.
Отдельный случай частичная выдача: по разъяснению Минтранса на совещании 10 июля 2026 года на выданную часть оформляется новая накладная, а не правка старой. Если груз не приняли и он едет обратно, порядок описан в статье про возврат груза по ЭТрН.
Внести расхождение в свой титул можно до подписи, после неё остаются только акт и претензия.
Честно про неудобства
Ручное оформление без интеграции занимает заметно больше времени, чем бумага: участники рынка называли Коммерсанту порядка сорока минут против трёх. Цифра со слов участников рынка, замеров за ней нет. Роуминг в первые недели работал с перебоями, о крупном сбое первого сентября писал блог Диадока.
Когда это не про вас
Нет договора перевозки, нет и всей конструкции. Покупатель забрал товар своей машиной, поставщик отвёз своим фургоном в рамках цены товара, компания перевезла сырьё между площадками: третьей стороны нет, накладной может не быть вообще. Приказ Минтранса № 262 относит к бумажным случаям и совпадение отправителя с получателем в одном лице. Тут всё решает текст договора.
Типичная ошибка
Считать, что раз документ в государственной системе получил статус «Принят», то всё закрыто. Статус наступает по поступлении файлов отправителя и перевозчика и от подписи получателя не зависит, так написано в таблице статусов регламента взаимодействия. «Документооборот завершён» в кабинете оператора это другая шкала, внутренняя, и при закрытии месяца смотреть надо на неё.
Что можно сделать инструментом
Большая часть описанного упирается в справочники: кто у какого оператора, у кого есть доверенность, кто указан получателем. В Контур.Логистике это собрано в одном месте: карточка контрагента показывает, поднята ли связь и какие документы он принимает, а сценарий для грузоотправителя расписан от отгрузки до подписи водителя. Если накладные должны рождаться в учётной системе, смотрите список интеграций: ручной ввод и даёт те самые сорок минут.
Что не учли
За рамками остались экспедиторы: принял груз во владение, пишется грузоотправителем с отметкой, и схема усложняется. Не разбирали получателя-физлицо и замену водителя в пути.
Частые вопросы про роли в ЭТрН
Может ли грузополучатель создать накладную сам, если отправитель тянет?
Нет, очерёдность жёсткая: первым идёт файл грузоотправителя, титул получателя система раньше не примет. Исключение это экспедитор, принявший груз во владение: он указывается грузоотправителем и запускает документ вместо продавца. В остальных случаях остаётся требовать документ с отправителя.
Сколько времени есть у получателя на подписание своего титула?
Нормативного срока нет ни в постановлении № 931, ни в формате ФНС. Но закон о бухучёте требует составлять первичный документ в момент операции или сразу после неё, а перевозчик вправе предъявить плату за простой под выгрузкой. На практике подписывают в день приёмки, и это разумно.
Нужна ли кладовщику машиночитаемая доверенность?
Да, если он не руководитель организации и не индивидуальный предприниматель: подпись ставится от имени юридического лица, значит полномочия надо подтвердить. Для перевозочных документов применяется формат МЧД 003, регистрируют её в реестре ФНС. Личный сертификат сотрудника доверенность не заменяет.
Надо ли подключаться к ГИС ЭПД напрямую?
Нет, и технически это невозможно. Обмен идёт только через оператора информационной системы ЭПД, аккредитованного Минтрансом, он и передаёт файлы в государственную систему. Компании достаточно договора с оператором, а подписание своего титула получателю ничего не стоит.
Что делать, если недостачу нашли после подписания накладной?
Править подписанный титул уже нельзя. Остаётся претензионный порядок, то есть акт в день обнаружения и претензия перевозчику, ответ на неё по Уставу даётся в тридцать дней. Ответственность перевозчика определяет Гражданский кодекс.
Один шаг на эту неделю
Откройте отгрузки и приёмки за две недели и посчитайте накладные без подписи получателя. Дальше вопрос ровно один: у них нет подключения, нет доверенности у кладовщика или просто нет привычки. Три причины лечатся по-разному, а без такого разделения разговор с контрагентом сводится к взаимным упрёкам. Почему без подписи получателя рейс не закрыт и для оплаты, разобрали в статье про оплату перевозки по ЭТрН. Если причина в подключении, подключим Контур.Логистику и настроим подписание титулов на складе.
