Сколько стоит переход на ЭПД: из чего складывается цена

Вопрос про деньги обычно задают вторым, сразу после «а нас это касается». И тут продавцы сервисов часто отвечают уклончиво: зависит от объёма, оставьте заявку. Попробуем честнее: разложим цену перехода на составные части и покажем, где реальные затраты, а где страхи.

Из чего складывается стоимость

Полная цена перехода состоит из четырёх частей, и абонентская плата оператору лишь одна из них.

Первая часть - сам сервис. У операторов логистического ЭДО оплата обычно привязана к числу документов, а не к количеству машин. Ориентир по пакетам: от 3 500 рублей в год за 500 документов до 47 200 рублей в год за 8 000 документов. Чем больше пакет, тем дешевле выходит один документ: в маленьком пакете это порядка 7 рублей за штуку, в большом порядка 6. Актуальные цифры под свой объём можно посмотреть на странице тарифов Контур.Логистики.

Вторая часть - электронные подписи. Подписывать документы должны ответственные сотрудники, и каждому нужен действующий сертификат. Если подписи уже оформлены для отчётности или ЭДО с бухгалтерскими документами, отдельно платить не придётся.

Третья часть - время сотрудников. Настройка, разбор схемы подписания, привыкание диспетчеров к интерфейсу. Деньгами это не списывается со счёта, но пару рабочих дней на запуск закладывать стоит.

Четвёртая часть - интеграция с учётной системой. Нужна не всем: при небольших объёмах документы оформляют через веб-интерфейс вручную. Интеграция становится осмысленной, когда счёт документов идёт на сотни в месяц. Список готовых связок есть в разделе интеграций.

Пять статей затрат: две из них часто оказываются нулевыми.

Кому переход вообще ничего не стоит

Грузополучателю. Приём электронных документов у операторов обычно бесплатный: платит отправляющая сторона. Если ваша роль в сделках сводится к приёмке груза и подтверждению получения, затраты ограничиваются временем на подключение.

Это стоит знать компаниям, которые откладывают переход из страха перед расходами: вполне возможно, в вашей роли платить не за что.

Как посчитать свой объём

Возьмите число рейсов за месяц и умножьте на количество документов в рейсе. В типичной перевозке это накладная, заказ и заявка, то есть до трёх документов, у экспедиторов добавляются свои. Дальше умножьте на двенадцать и подберите ближайший пакет.

Пример: пятнадцать рейсов в месяц по два документа дают 360 документов в год. Хватает минимального пакета, и годовой бюджет на сервис укладывается в те же 3 500 рублей, что дешевле, чем полгода бумаги, курьеров и хранения архива.

Считать по числу машин смысла нет: одна фура в ежедневных рейсах создаёт больше документов, чем пять машин с редкими заказами.

Объём документов за месяц считается быстрее, чем кажется: рейсы умножить на документы в рейсе.

Где переплачивают чаще всего

Первая ошибка - покупка пакета с запасом «на вырост». Документы из пакета не сгорают мгновенно, но брать 8 000 при реальном объёме в тысячу, значит заморозить деньги. Начните с меньшего, пакет всегда можно расширить.

Вторая - оплата интеграции при малых объёмах. Если диспетчер оформляет три документа в день, ручной ввод через веб-интерфейс занимает минуты, и автоматизация не окупится.

Третья - дублирование сервисов. Если компания уже пользуется ЭДО для бухгалтерских документов, стоит сначала выяснить, поддерживает ли текущий оператор перевозочные. Часто транспортный модуль подключается к уже оплаченному сервису, и второй личный кабинет не нужен.

На чём экономить не стоит

На подписях для всех, кто реально подписывает. Схема «один сертификат на троих» рано или поздно упирается в отпуск или увольнение владельца подписи, и документооборот встаёт.

На тестовом периоде. Пара недель параллельной работы с бумагой стоит немного, а выявляет нестыковки до того, как они коснутся реального груза.

Можно ли начать бесплатно

У Контур.Логистики действует акция для новых клиентов: первые 25 документов бесплатно в течение 30 дней после регистрации. Этого хватает, чтобы прогнать реальные рейсы и понять, как процесс ложится на вашу схему работы, до покупки пакета. Акция разовая и распространяется только на тех, кто раньше сервис не покупал.

Чего в этом расчёте нет

Мы не считали расходы на обучение большого штата водителей с выездом тренера, такие проекты бывают у крупных перевозчиков и оцениваются отдельно. Не учитывали и затраты на замену учётной системы: если ваша программа не поддерживает обмен с операторами в принципе, это отдельный бюджет, не связанный с ЭПД напрямую.

Что сделать на этой неделе

Посчитайте свои документы за прошлый месяц по формуле выше и сравните годовую стоимость пакета с текущими расходами на бумагу: бланки, печать, курьеров, время на разбор архива. Цифра на бумажной стороне обычно удивляет сильнее.

Частые вопросы про стоимость перехода

Сколько стоит один электронный документ?

В пакетных тарифах выходит порядка шести-семи рублей за документ, точная цифра зависит от размера пакета.

Правда ли, что получателю всё бесплатно?

Приём документов обычно не тарифицируется, платит отправляющая сторона. Но если получатель сам начинает отправлять документы, это уже платный сценарий.

Нужно ли платить за каждую машину или за каждого водителя?

Нет, тарификация у операторов логистического ЭДО идёт по числу документов, а не по транспорту или числу сотрудников.

Что дешевле: бумага или электронка?

При регулярных перевозках электронный формат дешевле за счёт печати, курьеров и хранения. При двух-трёх рейсах в год разница непринципиальна, и выбор определяется требованием закона, а не экономией.

Можно ли попробовать до покупки?

Да, по акции для новых клиентов первые 25 документов бесплатны в течение месяца после регистрации.