Экспедиторские документы: что обязательно в электронном виде и когда можно бумагу
Клиент просит экспедитора забрать партию со склада и довезти до порта. Менеджер по привычке готовит пачку: поручение, расписка, складская бумага, копии. А в соседнем окне коллега спрашивает, что из этого теперь вообще должно быть электронным.
Что из бумаг экспедитора теперь только электронное?
Три документа: поручение, экспедиторская расписка и складская расписка. Расписка, по пояснению Минтранса, появляется в момент, когда груз перешёл под контроль экспедитора. Все три существуют только внутри договора транспортной экспедиции.
Организуете перевозку без такого договора, и это требование вас не касается. Всё остальное определяется текстом самого договора.
Накладная на рейс остаётся отдельной бумагой: поручение её не подменяет.
Как устроено электронное поручение?
По формату ФНС в комплект входят два обязательных файла обмена и один дополнительный, файл отзыва. Его утвердил приказ ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@; в Минюсте он прошёл регистрацию 27.05.2026 под номером 86669.
Порядок обмена задаёт постановление Правительства от 27.04.2026 № 469.
Отсюда практический вывод: PDF в письме не годится. Нужен структурированный файл, который обе стороны подписывают через оператора. Отзыв поручения оформляется отдельным файлом, но делать его необязательно.
По наблюдению компании «Цифровая логистика», чаще остальных экспедиторских документов люди оформляют именно поручение. Это оценка вендора, а не рыночная статистика.
В каких случаях допустима бумага?
Минтранс назвал исключения: услуга для физлица на личные нужды, форс-мажор у заказчика или экспедитора, иностранный клиент, особые и военные грузы, регионы с повышенной готовностью. Ведомство сообщало об этом 30.09.2026.
Приказ Минтранса № 389 от 31.08.2026 (Минюст зарегистрировал его 30.09.2026 под номером 88540) правит приказ № 115 от 03.04.2026. Добавлено новое исключение: экспедиторские услуги при внешнеторговой перевозке продукции военного и двойного назначения. Действует приказ с 11.10.2026.
Прежде чем выдать менеджеру бумажный бланк, найдите свой случай в этом перечне. Довод «так привычнее» в нём не значится.
Как это связано с ЭТрН, если груз везёт экспедитор?
Документы относятся к разным уровням. Экспедиторские бумаги фиксируют отношения клиента с экспедитором, а ЭТрН фиксирует конкретный рейс. На один рейс иногда нужны оба комплекта.
Что происходит, когда экспедитор нанимает перевозчика, рассказано в материале про экспедитора и субподряд. Для нас важен другой момент: электронное поручение не закрывает вопрос о документах на саму перевозку.
Когда речь зайдёт о расчётах между экспедитором и клиентом, откройте разбор оплаты по ЭТрН. Там перечислено, какие закрывающие документы по-прежнему нужны.
А как с проверками и штрафами?
Общие вопросы ответственности касаются и экспедиторов. Какие санкции уже действуют, а какие пока лишь обсуждаются, сказано в материале про штрафы за ЭПД. Переносить его выводы на расписки стоит осторожно: там мы разбирали накладные.
Что может пойти не так
Небольшой экспедиторской фирме придётся учесть, что подпись нужна и со стороны клиента. Клиент-ИП или компания с устаревшим документооборотом нередко не готовы к обмену, и экспедитору приходится вести их шаг за шагом.
Плюс список случаев, когда бумага допустима, пополнился совсем недавно, и на спорных ситуациях практика ещё не сложилась.
Частые вопросы
Нужна ли расписка, если груз остался у клиента?
Нет. Без перехода груза к экспедитору её не оформляют, это позиция Минтранса. В остальном обязательно поручение, а при хранении на складе ещё и складская расписка.
Сколько файлов в электронном поручении?
Два обязательных файла обмена и один необязательный файл отзыва, как указано в формате ФНС.
Что поменял приказ № 389?
Он дополнил приказ № 115 ещё одним случаем, когда допустима бумага: экспедиция при перевозке военной и двойного назначения продукции во внешней торговле. Начал действовать 11.10.2026.
Можно ли работать на бумаге с клиентом-иностранцем?
Да, иностранный заказчик входит в перечень Минтранса. Остальное из списка: личные нужды физлица, форс-мажор, особые и военные грузы, регионы с повышенной готовностью.
С чего начать
Откройте три последних договора экспедиции и найдите в них порядок обмена электронными документами. Не нашли, допишите абзац. Проверить обмен на настоящем рейсе можно в Контур.Логистике.
