Кто обязан применять ЭПД с 1 сентября 2026: разбор по ролям

Вопрос «а нас это вообще касается» звучит чаще всех остальных. И ответ на него не сводится к да или нет: обязанность распределяется по ролям в перевозке, а не по типу компании. Один и тот же бизнес в разных сделках может оказаться и грузоотправителем, и грузополучателем, и заказчиком перевозки, и требования к нему будут разными.

Разберём по участникам.

Грузоотправитель

Именно он чаще всего формирует транспортную накладную и первым подписывает её электронной подписью. С 1 сентября 2026 года бумажный вариант для него закрыт, если только сделка не попадает в узкий список исключений.

Отправителю нужен доступ к системе оператора и электронная подпись на сотрудника, который подписывает документы. Это может быть логист, менеджер по отгрузкам или руководитель, конкретное распределение компания определяет сама.

Перевозчик

Подписывает накладную на этапе приёма груза и по факту доставки. Ему тоже нужен доступ к системе, причём в двух местах: в офисе у диспетчера и на маршруте у водителя, если подписание происходит в момент передачи груза.

Отдельный вопрос, который часто упускают: перевозчик обычно работает с несколькими грузоотправителями сразу, и все они могут сидеть у разных операторов. Значит, к моменту первой отгрузки должен быть настроен роуминг или согласован общий оператор. Свериться, с какими учётными системами работает Контур.Логистика, можно в списке интеграций.

Грузополучатель

Самая недооценённая роль. Получатель не формирует документ, но обязан его принять и подтвердить получение груза электронно. Без этого подписания цепочка остаётся незакрытой, а у отправителя и перевозчика возникают вопросы с подтверждением расходов.

Приятная деталь: для грузополучателя приём электронных документов у операторов обычно бесплатный, платит та сторона, которая документы отправляет. То есть подключиться получателю дешевле, чем принято думать.

Получатель не создаёт документы, но обязан подтвердить приём электронно.

Экспедитор

Оформляет собственный комплект: поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки. Все они с 1 сентября тоже обязаны быть электронными.

Ситуация усложняется тем, что экспедитор одновременно взаимодействует и с клиентом, и с фактическим перевозчиком, а значит участвует в двух документооборотах сразу. Схему стоит проговорить с обеими сторонами до первой сделки, а не по ходу.

Компании, которые возят только для себя

Если груз перемещается между площадками одного юрлица и договора перевозки нет, классическая транспортная накладная может не требоваться вообще. Тут решает не отраслевая принадлежность, а то, как оформлено перемещение в учётной политике.

Прежде чем оплачивать подписку, стоит поднять пару последних внутренних перемещений и посмотреть, какими документами они закрывались. Часто выясняется, что накладная там и не оформлялась.

При перевозке собственного груза без договора перевозки накладная может не требоваться.

Кого требование не касается

Три ситуации, где бумага остаётся допустимой: клиент по договору иностранное лицо, каботажная перевозка выполняется перевозчиком из ЕАЭС, груз едет для личных или семейных нужд и не связан с предпринимательством.

Здесь важно не расширять исключение самовольно. Если ваш заказчик российское юрлицо, а груз потом уходит на экспорт, послабления нет: смотрят на сторону договора, а не на конечный маршрут товара.

Что с путевым листом

Он не входит в перечень обязательных электронных документов ни для одной из ролей. Компания сама решает, вести его на бумаге или в цифре. Единственное исключение, перевозка маркируемого некрепкого алкоголя, и там действует отдельная норма, не связанная с сентябрьским переходом.

Про штрафы и отсрочку

Санкции за отсутствие электронных перевозочных документов при дорожных проверках отложены до 1 марта 2027 года. Это не отменяет саму обязанность перейти с 1 сентября 2026, отложены именно штрафы на дороге.

И главное, чего отсрочка не покрывает: налоговые риски. Если документы оформлены не по правилам, инспекция может снять расходы и вычеты по НДС независимо от того, штрафуют ли водителя на трассе. Поэтому откладывать переход до марта 2027 года логика сомнительная.

Как понять свою роль за пять минут

Возьмите последние три сделки и по каждой ответьте на три вопроса: кто по договору отправляет груз, кто везёт, кто принимает. Если ваша компания фигурирует хотя бы в одной из этих ролей, требование вас касается. Если во всех трёх сделках вы только принимаете груз, вам нужен минимальный сценарий: подключение к оператору для приёма документов.

Прикинуть стоимость под свой объём документов можно по тарифам Контур.Логистики.

Чего в этом разборе нет

Мы не касались железнодорожных и авиационных отправок, где действуют свои формы накладных, а также перевозок опасных грузов с отдельным разрешительным пакетом. Для этих случаев схема ролей выглядит иначе.

Частые вопросы про обязанность применять ЭПД

Нужно ли подключаться, если мы только получаем грузы?

Да, но по минимальному сценарию. Получателю нужно подтверждать приём электронно, при этом приём документов у операторов обычно бесплатный.

Мы ИП и возим на своей газели, это тоже касается?

Если вы перевозите чужой груз по договору перевозки, да. Организационно-правовая форма роли не играет, важна роль в сделке.

Обязан ли водитель иметь электронную подпись?

Не обязательно. Подписывают ответственные лица со стороны компаний, схема с подписанием водителем на маршруте применяется, но не является единственно возможной.

Если у нас одна перевозка в год, всё равно нужен оператор?

Формально требование то же. На практике разумнее воспользоваться системой контрагента или выбрать тариф с оплатой за пакет документов, а не абонентский.

Что будет, если проигнорировать требование до марта 2027?

На дороге штрафовать не должны, отсрочка действует. Но налоговая проверяет комплектность документов независимо от неё, и контрагенты всё чаще просто отказываются принимать бумагу.